Οι πληροφορίες νοούνται ως αυτή η σειρά γνώσεων, δομημένη σε ένα οργανωμένο και σαφές σώμα, που περιέχεται σε ένα έγγραφο ή αρχείο, του οποίου σκοπός είναι να τροφοδοτήσει τον πληθυσμό για το θέμα που εμβαθύνει τη σύνταξή του. Αυτό μπορεί να ταξινομηθεί ανάλογα με το βαθμό διαθεσιμότητας που διαθέτει, εκτός από ποιον και πώς χρησιμοποιεί διαφορετικούς πόρους για τη μετάδοση των δεδομένων του, αναφερόμενος στο δημόσιο ή ιδιωτικό, εσωτερικό ή εξωτερικό, άμεσο και έμμεσο και επιλεκτικό ή σημασιολογικό.
Όσον αφορά την ενημέρωση του κοινού, χαρακτηρίζεται από το ότι είναι διαθέσιμο στο ευρύ κοινό, δηλαδή δεν περιορίζεται με κανέναν τρόπο και κανονικά, μπορεί να διαδοθεί προφορικά και κατά λέξη χωρίς να ζητήσει άδεια ή άδεια. Σε ορισμένες χώρες, τα έγγραφα στο δημόσιο τομέα μπορούν να προσανατολιστούν σε διαφορετικά θέματα, ακόμη και να γίνουν έγγραφα ταυτότητας, πιστοποιητικά γέννησης, άδειες οδήγησης κ.λπ. Με αυτό, συνήθως, ο στόχος είναι να διευκολυνθούν ορισμένες διεργασίες διερεύνησης που πραγματοποιούνται από οργανισμούς με κοινωνικούς σκοπούς ή να ανακτήσουν εξαιρετικά σημαντικά έγγραφα.
Κανονικά, η χρήση αυτών των πληροφοριών προς όφελός σας ή τρίτων δεν υπόκειται σε περιορισμούς, όπως προαναφέρθηκε, αλλά πρέπει να συμμορφώνεστε με τους κανόνες που επιβάλλονται από τους επίσημους νόμους της χώρας με την οποία ασχολείστε. Ομοίως, θεωρείται ότι όλοι οι πολίτες αυτού του έθνους έχουν το δικαίωμα να αποκτήσουν τέτοιες δημόσιες πληροφορίες και ακόμη και να πάνε σε δημόσιους φορείς για να απαιτήσουν τη συμμόρφωση με τα δικαιώματά τους, ζητώντας την παράδοση των επιθυμητών εγγράφων.
