Ένα διάγραμμα που δείχνει μια διαδικασία ή ένα σύστημα βήμα προς βήμα είναι γνωστό ως διάγραμμα ροής ή διάγραμμα ροής, που χρησιμοποιείται σε πολλές περιοχές, είτε πρόκειται για σχεδιασμό, τεκμηρίωση, βελτίωση κ.λπ. Αυτά χρησιμοποιούν μια σειρά συμβόλων με τα οποία υποδεικνύεται κάθε ένα από τα βήματα που εκτελούνται, όπως το ορθογώνιο, ο ρόμβος και ο κύκλος, τα οποία πρέπει να είναι γνωστά για να γνωρίζουν πώς να κάνουν ένα διάγραμμα ροής. Μερικά από τα πιο συνηθισμένα διαγράμματα είναι αυτά των συστημάτων, δεδομένων και εγγράφων, αλλά για την επεξεργασία τους είναι απαραίτητο να ακολουθήσετε προσεκτικά μερικά βήματα.
Τι είναι ένα διάγραμμα ροής
Πίνακας περιεχομένων
Η κατανόηση του τι είναι ένα διάγραμμα ροής είναι πραγματικά σημαντικό, γιατί μέσω αυτών μπορείτε να λύσετε διάφορα προβλήματα με τις διαδικασίες μέσα σε έναν οργανισμό. Ο πιο αποδεκτός ορισμός ενός διαγράμματος ροής είναι αυτός του " διαγραμματικού γραφήματος που χρησιμοποιείται για να δείξει τη σειρά με την οποία πρέπει να εκτελούνται οδηγίες για την επίλυση ενός συγκεκριμένου προβλήματος." Γενικά, αυτός ο τύπος γραφήματος χρησιμοποιείται εντός τομείς όπως τα οικονομικά, ο προγραμματισμός, η γνωστική ψυχολογία, ακόμη και οι βιομηχανικές διαδικασίες.
Αυτά τα διαγράμματα μπορούν να βασίζονται σε οποιαδήποτε διαδικασία, ένα παράδειγμα ενός διαγράμματος ροής θα μπορούσε να είναι το σύστημα φωτισμού ενός λαμπτήρα ή η διαδικασία προετοιμασίας μιας συνταγής φαγητού.
Χαρακτηριστικά ενός διαγράμματος ροής
Τα κύρια χαρακτηριστικά ενός διαγράμματος ροής είναι τα ακόλουθα:
- Πρέπει να είναι όσο το δυνατόν ακριβέστερα, καθώς τα πολύ μεγάλα διαγράμματα είναι συνήθως πιο περίπλοκα στην κατανόηση και την αφομοίωση, επομένως είναι λιγότερο πρακτικά.
- Πρέπει να περιέχουν τα κατάλληλα σύμβολα σύμφωνα με τη διαδικασία που αντιπροσωπεύεται, η οποία τους εμποδίζει να παρερμηνευθούν.
- Κατά την παρατήρηση του διαγράμματος, τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν σε μια διαδικασία ή σύστημα πρέπει να καταγράφονται άμεσα, χωρίς να χρειάζεται να διαβάσετε μεγάλες σημειώσεις που αναφέρονται στην εν λόγω διαδικασία.
- Θα πρέπει να σημειωθεί ότι τα χαρακτηριστικά ενός διαγράμματος ροής μπορεί να ποικίλουν ανάλογα με τον τύπο του διαγράμματος και τη διαδικασία που περιγράφεται.
Σε τι χρησιμεύει το διάγραμμα ροής;
Αυτά τα γραφήματα είναι πολύ χρήσιμα για την ανάλυση κάθε δραστηριότητας που θέλετε να εκτελέσετε τόσο σε βιομηχανικό επίπεδο όσο και σε επίπεδο υπηρεσίας, σε οποιαδήποτε από τις περιοχές του. Το διάγραμμα ροής μιας εταιρείας είναι εξαιρετικά σημαντικό, καθώς μέσω αυτής μπορείτε να γνωρίζετε τη σειρά με την οποία λειτουργεί και τις διαδικασίες που ακολουθούν για την απόκτηση του προϊόντος της. Με τον ίδιο τρόπο, χρησιμοποιούνται για την περιγραφή οποιουδήποτε συστήματος ή μεθόδου που πρέπει να εφαρμοστεί εντός αυτών, επιτρέποντας μια σαφή κατανόηση κάθε διαδικασίας που πραγματοποιείται, καθώς και της λειτουργίας της, η οποία με τη σειρά της συμβάλλει μεταγενέστερες μελέτες και πιθανές τροποποιήσεις για τη βελτίωσή του.
Τα διαγράμματα ροής μπορούν ακόμη και να αντικαταστήσουν μεγάλες σελίδες κειμένων, καθώς είναι σχέδιο, ο ανθρώπινος εγκέφαλος αλληλεπιδρά καλύτερα με τις πληροφορίες που περιέχει. Γι 'αυτό είναι σημαντικό να γνωρίζουμε τι είναι ένα διάγραμμα ροής.
Τα πιο κοινά σύμβολα διαγράμματος ροής
Σύμβολο έναρξης / λήξης
Αντιπροσωπεύεται από ένα οβάλ, είναι υπεύθυνο για την ένδειξη του σημείου έναρξης και του τέλους της διαδικασίας, περιλαμβάνει γενικά τις λέξεις μέσα σε αυτό, όπως "έναρξη" και "τέλος" ανάλογα με την περίπτωση. Αυτό ονομάζεται επίσης σύμβολο τερματισμού και μπορεί να δείξει εκτός από τα παραπάνω, το πιθανό αποτέλεσμα μιας διαδρομής.
Σύμβολο δράσης ή διαδικασίας
Σε αυτήν την περίπτωση το σύμβολο που χρησιμοποιείται είναι το ορθογώνιο, πρέπει να σημειωθεί ότι κάθε ορθογώνιο θα υποδεικνύει ένα βήμα μέσα στο σύστημα ("προσθέστε τυρί στην πίτσα") ή, ελλείψει αυτού, μια υποεπεξεργασία για αυτά τα συστήματα μεγαλύτερης πολυπλοκότητας ή μεγέθους (αναπτύξτε ένα πίτσα), που το καθιστά ένα από τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα σύμβολα στα διαγράμματα.
Τυπωμένο σύμβολο εγγράφου
Είναι ένα ορθογώνιο του οποίου η κατώτερη γραμμή είναι καμπύλη, αντιπροσωπεύει την είσοδο ή την έξοδο δεδομένων που μπορούν να διαβαστούν από άτομα, όπως ένα έγγραφο ή μια έντυπη αναφορά, αν και θα μπορούσε επίσης να είναι ένα email, ενώ στην περίπτωση του τα αποτελέσματα θα μπορούσαν να είναι ένα σημείωμα ή ένα γράμμα.
Σύμβολο πολλαπλών εγγράφων
Είναι παρόμοιο με αυτό που περιγράφηκε παραπάνω, ωστόσο σε αυτήν την περίπτωση τρία σύμβολα φαίνονται υπέρθετα το ένα πίσω από το άλλο, υποδεικνύοντας την είσοδο ή την έξοδο διαφόρων εγγράφων στη διαδικασία. Όπως και το σύμβολο του έντυπου εγγράφου, ορισμένα παραδείγματα μπορεί να είναι: εκτύπωση αναφορών ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εισαγωγή και σημείωμα για έξοδο.
Σύμβολο απόφασης ή διακλάδωσης
Είναι σε σχήμα ρόμβου και σηματοδοτεί ένα άγνωστο που πρέπει να απαντηθεί, δημιουργώντας έτσι έναν κλάδο που δείχνει ότι η πορεία του συστήματος θα ακολουθήσει μια κατεύθυνση σύμφωνα με την εν λόγω απόφαση. Αυτές οι γραμμές που δείχνουν διαφορετικές αποφάσεις, προέρχονται από διαφορετικά σημεία του ρόμβου και αυτό μπορεί να συμβεί σύμφωνα με τις απαντήσεις που παρέχονται.
Σύμβολο εισόδου / εξόδου
Αυτό ονομάζεται επίσης σύμβολο δεδομένων και χρησιμοποιείται για την εμφάνιση ή την ένδειξη των δεδομένων που εισέρχονται και εξέρχονται από το σύστημα, όπως η παραγγελία ενός πελάτη (είσοδος στο σύστημα) και η πώληση του προϊόντος (έξοδος). Πρέπει να σημειωθεί ότι το σύμβολο της ταινίας χαρτιού αντιπροσωπεύει την είσοδο και την έξοδο, ωστόσο έχει αντικατασταθεί από αυτό.
Χειροκίνητο σύμβολο εισαγωγής
Αυτό το σύμβολο δηλώνει ότι ένα άτομο θα κάνει μια διαδικασία χειροκίνητα. Με άλλα λόγια, τα δεδομένα στο πεδίο ή το βήμα που ακολουθεί το σύστημα πρέπει να πραγματοποιούνται μέσω μιας χειροκίνητης συσκευής, όπως ενός πληκτρολογίου. Ένα άλλο παράδειγμα μπορεί να είναι κατά τη σύνδεση στον υπολογιστή και ο χρήστης ζητά τον κωδικό πρόσβασής του.
Σύμβολο προετοιμασίας
Μέσω αυτού του συμβόλου υποδεικνύεται ότι πριν συνεχίσετε τη διαδικασία, απαιτούνται προσαρμογές ή ορισμένες τροποποιήσεις. Είναι το σημείο διαφοράς μεταξύ των βημάτων στα οποία προετοιμάζεται η διαδικασία και του πού εκτελείται η διαδικασία. Επιτρέπει την ενσωμάτωση της διαμόρφωσης σε ένα άλλο βήμα μέσα στο ίδιο σύστημα.
Σύμβολο σύνδεσης
Έχει σχήμα σφαίρας και χαρακτηρίζεται από σήμανση ότι θα πραγματοποιηθεί επιθεώρηση σε αυτό το σημείο και ότι η διαδικασία θα συνεχιστεί όπου τοποθετήθηκε ένα πανομοιότυπο σχέδιο. Σε γενικές γραμμές, αυτό το σχήμα χρησιμοποιείται σε πιο σύνθετα διαγράμματα και είναι υπεύθυνο για τη σύνδεση των στοιχείων που διαχωρίζονται στην ίδια σελίδα.
Σύμβολο σύντηξης
Δείχνει ότι σε αυτό το βήμα, δύο ή περισσότερα νήματα θα συνδυαστούν σε ένα. Το σχήμα που έχει είναι μια ανεστραμμένη πυραμίδα.
Τύποι γραφήματος ροής
Διαγράμματα ροής εγγράφων
Σκοπός του είναι να δείξει τα στοιχεία ελέγχου που υπάρχουν στη ροή του εγγράφου, μέσω των συστατικών μιας διαδικασίας. Αυτός ο τύπος διαγράμματος πρέπει να διαβάζεται από αριστερά προς τα δεξιά, για παράδειγμα: διαδικασία μεταφοράς εγγράφων σε μέρη όπου απαιτούνται.
Διάγραμμα ροής δεδομένων
Μέσω αυτών, εμφανίζονται τα στοιχεία ελέγχου που καθορίζουν τη ροή δεδομένων σε μια διαδικασία. Χρησιμοποιούνται για να υποδείξουν τα κανάλια μέσω των οποίων αποστέλλονται τα δεδομένα, για παράδειγμα: χρησιμοποιούνται στη μηχανική λογισμικού, για να παρέχουν μια προσέγγιση επικεντρωμένη στην τεχνική ανάπτυξη.
Διαγράμματα ροής συστημάτων
Δείχνει το μέγεθος των δεδομένων που περνούν από τα πιο σημαντικά στοιχεία της διαδικασίας, όπως μέσα αποθήκευσης, δίκτυα επικοινωνίας, επεξεργαστές, εισαγωγή δεδομένων και προγράμματα.
Γενικό διάγραμμα ροής
Χρησιμοποιείται για να περιγράψει καθένα από τα στάδια που συνθέτουν μια διαδικασία παραγωγής ή υπηρεσίας, που αντιπροσωπεύει καθένα από τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν για την απόκτηση του εν λόγω προϊόντος. Για παράδειγμα: η διαδικασία εμφιάλωσης ενός ποτού σε ένα εργοστάσιο εμφιάλωσης.
Διάγραμμα ροής εργασίας
Οι ροές εργασίας χαρτογραφούνται, είναι συνηθισμένο να χρησιμοποιείτε πληροφορίες γραφείου και τεκμηρίωση, εκτός από τη συμμετοχή εργασιών. Για παράδειγμα: γράφετε τα βήματα που απαιτούνται σε ένα κέντρο υγείας για μια επίσκεψη.
Διαγράμματα ροής προγράμματος
Μέσω αυτών, εμφανίζονται τα στοιχεία ελέγχου που ενσωματώνονται σε ένα πρόγραμμα που με τη σειρά τους αποτελούν μέρος μιας διαδικασίας. Για παράδειγμα: η διαδικασία που εκτελεί μια μηχανή, η οποία ταυτόχρονα αποτελεί μέρος ενός μεγαλύτερου συστήματος.
Λεπτομερές διάγραμμα ροής
Σε αυτήν την τάξη, παρουσιάζονται όλες οι λεπτομέρειες κάθε μιας από τις δραστηριότητες των διαδικασιών, η ανατροφοδότηση, οι οδηγίες, τα σημεία όπου θα πρέπει να ληφθούν αποφάσεις, μεταξύ άλλων: όταν το προϊόν πρέπει να επιλεγεί σε μια γραμμή παραγωγής τελείωσε και απορρίψτε εκείνες που παρουσιάζουν αστοχίες.
Διάγραμμα ροής προϊόντος
Χρησιμοποιείται αποκλειστικά για να περιγράψει πώς κατασκευάζεται ένα συγκεκριμένο προϊόν. Σε αυτό το διάγραμμα καθορίζεται ποια θα είναι η πρώτη ύλη που θα χρησιμοποιηθεί. Για παράδειγμα: όταν κατασκευάζεται κάποιος τύπος ψωμιού και καθορίζεται ο τύπος αλευριού που πρέπει να χρησιμοποιηθεί και πώς πρέπει να χρησιμοποιηθεί.
Διάγραμμα ροής της διαδικασίας
Αυτός ο τύπος αντικατοπτρίζει τις σχέσεις μεταξύ των κύριων συστατικών μιας βιομηχανικής μονάδας. Χρησιμοποιείται ευρέως στους τομείς της χημικής και της μηχανικής διεργασιών.
Για παράδειγμα: χρησιμοποιείται για να βελτιώσει ή να τεκμηριώσει μια διαδικασία ή να διαμορφώσει μια νέα.
Διάγραμμα λογικής ροής
Είναι ένας τύπος διαγράμματος που εστιάζει στις επιχειρήσεις και τις δραστηριότητές τους. Είναι ένα εργαλείο που συμβολίζει γραφικά τις ακολουθίες των βημάτων μιας διαδικασίας, δείχνοντας τη λογική ακολουθία αυτών των βημάτων για την επίλυση ή την ανάπτυξη μιας διαδικασίας. Για παράδειγμα: βοηθά στην ανίχνευση και αναζήτηση σφαλμάτων σε μια διαδικασία.
Διάγραμμα ροής αποφάσεων
Αυτό συμβάλλει στη μελέτη στρατηγικών τόσο από την άποψη της εσωτερικής σχέσης όσο και σε συνάρτηση με το εξωτερικό. Για παράδειγμα: η διαδικασία επικοινωνίας σε ένα από τα τμήματα μιας εταιρείας
Πώς να σχεδιάσετε ένα διάγραμμα ροής
1. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να ληφθεί υπόψη για να μάθετε πώς να κάνετε ένα διάγραμμα ροής είναι να προσδιορίσετε τα στοιχεία που θα συνθέσουν το σύστημα, καθώς αυτό θα σας βοηθήσει να το σχεδιάσετε με τη σωστή σειρά έτσι ώστε να είναι εύκολα κατανοητό. Μερικά από τα στοιχεία είναι:
- Εισαγωγή ή είσοδοι: αυτοί είναι διάφοροι τύποι δεδομένων, όπως πίνακες, πληροφορίες, έγγραφα, άρθρα, μεταξύ άλλων. Τι χρησιμοποιούνται στο σύστημα και μετατρέπονται στη συνέχεια σε έξοδο.
- Επεξεργασία: ενέργειες που μέσω τεχνικών και εργαλείων εφαρμόζονται στις εισόδους, οι οποίες αργότερα μετατρέπονται σε προϊόντα ή αποτελέσματα.
- Έξοδος ή έξοδοι: είναι ο καρπός της διαδικασίας και ότι, όπως και οι είσοδοι, μπορεί να είναι έγγραφα, υλικά, άρθρα κ.λπ.
2. Το δεύτερο βήμα είναι να γνωρίζουμε ποια σύμβολα χρησιμοποιούνται και το νόημα καθενός από αυτά.
3. Σχεδιάστε κάθε βήμα με τη σωστή σειρά. Πρέπει να σημειωθεί ότι σε ορισμένες περιπτώσεις υπάρχουν βήματα που συμβαίνουν παράλληλα ή ότι, ελλείψει αυτού, πρέπει να περιμένουν την έξοδο άλλων προηγούμενων διαδικασιών.
4. Σχεδιάστε τα βέλη που συνδέουν τις διαδικασίες.
5. Στη συνέχεια, τα σύμβολα θα πρέπει να δείχνουν τι συμβαίνει σε κάθε βήμα της διαδικασίας, δηλαδή αν θα περιμένει ένα άλλο βήμα, αν θα περιμένει έγγραφα ή δεδομένα ή να λάβει απόφαση.
6. Σε αυτό το σημείο, πρέπει να σχεδιαστούν τα σύμβολα που αντιστοιχούν σε κάθε βήμα του συστήματος.
7. Τέλος, το αποτέλεσμα πρέπει να ελεγχθεί.
Προς το παρόν υπάρχουν διάφορα εργαλεία για την ανάπτυξη αυτών των διαγραμμάτων, στο σημείο που στον Ιστό είναι δυνατό να βρεθούν προγράμματα για τη δημιουργία διαγραμμάτων ροής, ανοίγοντας έτσι τις πόρτες σε ένα σημαντικό εργαλείο έτσι ώστε να είναι διαθέσιμο σε όσους το χρειάζονται και ότι ακόμη, σας δίνουν τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής στο διαδίκτυο.
