Είναι απλώς ένα προσχέδιο τιμολογίου που αποστέλλεται σε έναν αγοραστή με τις συγκεκριμένες λεπτομέρειες που θα περιληφθούν αργότερα στο αρχικό τιμολόγιο για να ενημερώσουν τις λεπτομέρειες και να περιμένουν την έγκρισή τους. Το τιμολόγιο proforma δεν είναι κοινό έγγραφο αλλά δήλωση της δέσμευσης του πωλητή να προωθήσει συγκεκριμένα αγαθά ή υπηρεσίες στον αγοραστή.
Σε αντίθεση με τα πιο γνωστά, αυτά τα τιμολόγια δεν καταχωρούνται ως λογαριασμοί εισπρακτέοι από τον πωλητή ούτε καταχωρούνται ως πληρωτέοι λογαριασμοί, δηλαδή δεν αποτελούν μέρος της λογιστικής μιας επιχείρησης ως έχει. Βασικά παίζει το ρόλο μιας εμπορικής προσφοράς ή, εάν ισχύει, ενός σχεδίου τιμολογίου, ως συμφωνία αγοραστή-πωλητή που καθιερώνεται ως δέσμευση μεταξύ των δύο προτού πραγματοποιήσει την τελική συμφωνία.
Μια άλλη χρήση που δίνεται σε αυτό το τιμολόγιο σε εμπορικό επίπεδο είναι ως κουπόνι, το οποίο καθορίζει μια λειτουργία που δεν έχει ακόμη ολοκληρωθεί, καθώς ο πελάτης δεν έχει λάβει το εμπόρευμα ή δεν έχει πληρώσει για αυτό. Για να διασαφηνιστεί λεπτομερώς η διαφορά από ένα συνηθισμένο τιμολόγιο, το προφίλ καθιστά σαφές τι είναι στο ίδιο έγγραφο, εκτός από το ότι έχει άλλη αριθμητική σειρά ή απλά δεν είναι αριθμημένο και δεν μπορεί να αντικατασταθεί από ένα συνηθισμένο. Στον τομέα της νομοθεσίας, αυτό το τιμολόγιο χρησιμοποιείται ως τελική πρόταση για να καταστεί δυνατή η ανάπτυξη μιας νομικής διαδικασίας. Από την πλευρά του, στο διεθνές εμπόριο, αυτό το τιμολόγιο πρέπει να παραδοθεί στα τελωνεία όταν το πραγματικό δεν είναι διαθέσιμο κατά τη στιγμή της αποστολής.
Υπάρχουν δύο καθιερωμένες ομάδες στην περίπτωση της γλωσσολογίας, οι οποίες είναι:
- Pronominal proforma: είναι το πιο γνωστό, χρησιμεύει για την παροχή μιας ουσιαστικής φράσης ή ενός καθοριστικού εάν ισχύει.
- Μη-οικονομικά proforma: στη γλώσσα μας μια τέτοια έννοια δεν υπάρχει, ωστόσο στα ιταλικά, γαλλικά ή καταλανικά χρησιμοποιείται. Η λειτουργία αυτού είναι να αντικαταστήσει μια προθετική φράση, ανάλογα με τη γλώσσα, μπορεί να έχει διαφορές και ιδιαιτερότητες.
Τα δεδομένα που αποστέλλονται στο εν λόγω τιμολόγιο είναι τα ακόλουθα:
- Ημερομηνία.
- Ονόματα.
- Επιχειρηματικοί λόγοι πωλητή-αγοραστή.
- Ακριβής ονομαστική αξία και ποσότητα εμπορευμάτων.
- Τιμή μονάδας και ποσότητα εμπορευμάτων.
- Μορφή και όροι πληρωμής.
- Τύπος συσκευασίας.
- Όροι παράδοσης των εμπορευμάτων.
- Δεν απαιτείται εξουσιοδότηση υπογραφής.
- Τα εν λόγω δεδομένα μπορούν να αποσταλούν στο εμπορικό τιμολόγιο μόλις επιβεβαιωθεί η παραγγελία από τον αγοραστή.
