Η ευρετηρίαση νοείται ως η διαδικασία λεπτομερούς περιγραφής του περιεχομένου ενός εγγράφου ή εγγράφου, εξάγοντας κυρίως λέξεις-κλειδιά που αντιπροσωπεύουν επαρκώς το κείμενο. Η κύρια χρήση του είναι όταν τα αρχεία πρόκειται να ανακτηθούν ή να αναζητηθούν μέσα σε ένα σύστημα ανάκτησης, οργανισμό ή αποθήκη, για τη μείωση του χρόνου αναζήτησης και διάδοσης. Εποπτεύεται σύμφωνα με το πρότυπο ISO 5963, που επιβλήθηκε το 1985. Συγκεκριμένα, επεξεργάζεται ένα είδος ευρετηρίου που βοηθά για κάθε έγγραφο, το οποίο δεν περιέχει μόνο λέξεις μεγάλης σημασίας στο περιεχόμενο, αλλά περιλαμβάνει και περιλήψεις του, καθώς και ότι η ανάλυσηή ανάλυση του θέματος. Ομοίως, διέπεται από μια πολιτική, η οποία μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το ίδρυμα που το χρησιμοποιεί, αν και αυτά απεικονίζονται πάντα σε ειδικά εγχειρίδια για αυτούς.
Στο Όπως σε πολλές διαδικασίες, συμπεριλαμβανομένης της ταξινόμησης και της ανάλυσης εγγράφων, αποτελείται από διάφορα στάδια, όπως διαβάζεται διεξοδικά το ζήτημα που περιλαμβάνεται στο έγγραφο. επιλέξτε τα βασικά σημεία του θέματος. Αναλύστε τις επιλεγμένες έννοιες με συγκεκριμένες λέξεις ή τοποθετήστε την κάτω από ένα ελεγχόμενο λεξιλόγιο. Τέλος, δημιουργούνται συνδέσεις μεταξύ των όρων που τελικά εξάγονται από το κείμενο. Επομένως, η ελεύθερη ευρετηρίαση είναι η διαδικασία στην οποία παρουσιάζεται μια περίληψη με βασικούς όρους ενός εγγράφου, με τη διαφορά ότι αυτό, στη φάση της τοποθέτησής του σε ελεγχόμενο λεξιλόγιο, δεν χρησιμοποιείται, αλλά προτείνονται οι λέξεις από το υποκείμενο που εκτελεί τη δραστηριότητα ή λαμβάνονται απευθείας από το έγγραφο.
