Ο όρος Μνημόνιο είναι λατινικής προέλευσης και όταν μεταφράζεται στα Ισπανικά σημαίνει «κάτι που πρέπει να θυμόμαστε». Για το λόγο αυτό η χρήση της έννοιας δέχεται πολλές χρήσεις. Ως εκ τούτου, μπορεί να ειπωθεί ότι ένα μνημόνιο είναι στη βασική αποδοχή του, ένα είδος αναφοράς που απευθύνεται σε ένα άτομο ή μια ομάδα από αυτά στην οποία εκφράζεται κάτι που πρέπει να ληφθεί υπόψη για ένα συγκεκριμένο θέμα. Από την άλλη πλευρά, μπορεί επίσης να οριστεί ως σημειωματάριο ή σημειωματάριο στο οποίο καταγράφονται τα πράγματα που πρέπει να θυμάται ένα άτομο στο μέλλον. Σε ένα μνημόνιο είναι δυνατό να προσδιοριστούν διάφοροι τύποι πληροφοριών, όπως ειδοποίηση ορισμένων πληροφοριών της τελευταίας στιγμής, κάποιο ειδικό αίτημα κ.λπ.
Στον διπλωματικό κόσμο, ένα μνημόνιο αναφέρεται σε μια επικοινωνία λιγότερο έμφαση από τη μνήμη και τη σημείωση, στην οποία συνοψίζεται μια σειρά από γεγονότα και λόγοι που πρέπει να ληφθούν υπόψη σε θέματα μεγαλύτερης σημασίας. Τα διπλωματικά μνημόνια γενικά δεν υπογράφονται από τον εκδότη. Πρέπει να σημειωθεί ότι η ΡΑΕ καθιστά επίσης σαφές ότι ένα μνημόνιο μπορεί να αναφέρεται σε μια σημείωση που αποστέλλεται με το χέρι σε ένα άτομο εντός της ίδιας εταιρείας ή οργανισμού. Παρά το γεγονός ότι η σωστή λέξη είναι μνημόνιο, σήμερα οι άνθρωποι συχνά αντικαθιστούν το μνημόνιο, μια παραλλαγή του πληθυντικού της αρχικής λέξης.
Ένα μνημόνιο αποτελείται από μια σειρά σταθερών στοιχείων, στα οποία πρέπει να τοποθετηθούν πολύ σχετικά δεδομένα και χάρη σε αυτά είναι δυνατόν να το διαφοροποιήσουμε από άλλα ενημερωτικά και επικοινωνιακά κείμενα. Μεταξύ αυτών των στοιχείων, μπορούν να αναφερθούν τα πιο σημαντικά, όπως: ιστότοπος, ημερομηνία, στον οποίο απευθύνεται, θέμα, σώμα του κειμένου, αποχαιρετισμός, υπογραφή, αντίγραφο για τον αποστολέα και το υποσέλιδο, εάν είναι απαραίτητο.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τα μνημόνια δεν έχουν τελική παράγραφο, καθώς οι πληροφορίες διαβιβάζονται και οριστικοποιούνται απλά με υπογραφή και σφραγίδα. Ωστόσο, η γλώσσα που χρησιμοποιείται για τη σύνταξη ενός μνημονίου πρέπει να είναι επίσημη, ότι μεταδίδει σεβασμό και προκαλεί τη σημασία του θέματος που πρέπει να κοινοποιηθεί και να μεταδοθεί.
