Το πολιτικό μητρώο είναι το σύστημα με το οποίο μια κυβέρνηση καταγράφει τα ζωτικά γεγονότα (γεννήσεις, γάμοι και θάνατοι) των πολιτών και των κατοίκων της. Το αποθετήριο ή η βάση δεδομένων που προκύπτει έχει διαφορετικά ονόματα σε διαφορετικές χώρες, ακόμη και σε διαφορετικές πολιτείες των ΗΠΑ. Μπορεί να ονομαστεί αστικό μητρώο (αλλά είναι επίσης επίσημος όρος για ένα μεμονωμένο αρχείο), αλλά και το γραφείο που είναι υπεύθυνο για τη λήψη των αρχείων μπορεί να ονομάζεται γραφείο στατιστικών ζωτικής σημασίας, γραφείο ζωτικής σημασίας και στατιστικών στοιχείων, καταχωρητής, μητρώο, γραφείο μητρώου (επίσημη υπηρεσία μητρώου) ή μητρώο πληθυσμού.
Ο κύριος σκοπός της αστικής εγγραφής είναι η δημιουργία ενός νομικού εγγράφου που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον καθορισμό και την προστασία των δικαιωμάτων των ατόμων. Ένας δεύτερος σκοπός είναι να δημιουργηθεί μια πηγή δεδομένων για τη συλλογή ζωτικών στατιστικών.
Στις περισσότερες χώρες, υπάρχει μια νομική απαίτηση να ενημερώνεται η αρμόδια αρχή για συγκεκριμένα γεγονότα ζωής, όπως γεννήσεις, γάμοι και θάνατος. Η πρώτη χώρα που δημιούργησε εθνικό μητρώο πληθυσμού ήταν η Γαλλία το 1539, χρησιμοποιώντας τα μητρώα της Καθολικής Εκκλησίας. Η Σουηδία ακολούθησε το 1631, με βάση ένα ρεκόρ που συνέταξε η Εκκλησία της Σουηδίας για λογαριασμό του Σουηδού βασιλιά.
Τα Ηνωμένα Έθνη ορίζουν την αστική εγγραφή ως «τη συνεχή, μόνιμη, υποχρεωτική και καθολική καταχώριση των συμβάντων και των χαρακτηριστικών ζωτικών γεγονότων που ανήκουν στον πληθυσμό, όπως προβλέπεται από διάταγμα ή κανονισμού σύμφωνα με τις νομικές απαιτήσεις μιας χώρας, κυρίως με σκοπό τη θέσπιση των νομικών εγγράφων που απαιτούνται από το νόμο. Αυτά τα αρχεία αποτελούν επίσης πρωταρχική πηγή ζωτικών στατιστικών. Η πλήρης κάλυψη, η ακρίβεια και η επικαιρότητα του αστικού μητρώου είναι απαραίτητες για τη διασφάλιση της ποιότητας των ζωτικών στατιστικών ».
Τα ζωτικά γεγονότα που καταγράφονται γενικά στο αστικό μητρώο περιλαμβάνουν τη γέννηση, το θάνατο, τον τοκετό, το όνομα, την αλλαγή ονόματος, το γάμο, το διαζύγιο, την ακύρωση του γάμου, το νόμιμο χωρισμό του γάμου, την υιοθεσία, τη νομιμοποίηση και την αναγνώριση. Μεταξύ των νομικών εγγράφων που προέρχονται από την αστική εγγραφή είναι πιστοποιητικά γέννησης, πιστοποιητικά θανάτου και πιστοποιητικά γάμου Το οικογενειακό μητρώο είναι ένας τύπος αστικού μητρώου που ασχολείται περισσότερο με συμβάντα εντός της οικογενειακής μονάδας και είναι κοινό σε ηπειρωτικές ευρωπαϊκές και ασιατικές χώρες όπως η Γερμανία, η Γαλλία, η Ισπανία, η Ρωσία (Propiska), η Κίνα (Hukou), Ιαπωνία (Koseki) και Βόρεια και Νότια Κορέα (Hoju).
Επίσης, σε ορισμένες χώρες, η μετανάστευση, η μετανάστευση και οποιαδήποτε αλλαγή κατοικίας ενδέχεται να απαιτούν ειδοποίηση. Το μητρώο κατοίκων είναι ένας τύπος αστικού μητρώου που σχετίζεται κυρίως με την τρέχουσα κατοικία.
