Η ετυμολογία της λέξης Archive προέρχεται από το λατινικό «Archivum», που σημαίνει «κατοικία των δικαστών». Σήμερα το αρχείο λέξεων έχει οριστεί για να αναφέρεται στον ιστότοπο ή στον προορισμό όπου αποθηκεύονται και διατηρούνται έγγραφα που θα μπορούσαν να δημιουργηθούν από άτομα ή ιδρύματα και για το λόγο αυτό τα αρχεία μπορεί να είναι ιδιωτικά ή δημόσια.
Ο βασικός σκοπός οποιουδήποτε αρχείου είναι να είναι σε θέση να αποθηκεύονται, να ταξινομούνται και να ταξινομούνται έγγραφα, έτσι ώστε όταν χρειάζεται να αναζητηθούν, μπορούν να βρεθούν αποτελεσματικά και γρήγορα.
Στον κόσμο των υπολογιστών, ο όρος αρχείο (ή αρχείο, από την αγγλική γλώσσα) χρησιμοποιείται συνήθως για να αναφέρεται σε ένα σύνολο δεδομένων ή ψηφιακών πληροφοριών που βασίζονται σε "bit ή δυαδικές πληροφορίες" που μπορούν να αποθηκευτούν και αργότερα να χρησιμοποιηθούν μέσω υπάρχουσες εφαρμογές στον υπολογιστή ή σε οποιαδήποτε άλλη τεχνολογική συσκευή. Ένα αρχείο υπολογιστή αποθηκεύεται στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή και αποτελείται από ένα όνομα και την επέκταση του φακέλου που περιέχει (παράδειγμα: filename.ext).
Λάβετε υπόψη ότι τα αρχεία δεν αποθηκεύονται όλα με τον ίδιο τρόπο σε υπολογιστές, ένα αρχείο κειμένου αποθηκεύεται διαφορετικά από μια εικόνα, ένα βίντεο ή ένα αρχείο μουσικής. Ο χώρος που καταλαμβάνουν στον σκληρό δίσκο δεν είναι ο ίδιος, καθώς τα περιεχόμενά τους είναι διαφορετικά. Τα πλεονεκτήματα των ψηφιακών αρχείων είναι ότι μπορούν να μετακινηθούν, να αντιγραφούν, να διαγραφούν, να αλλάξουν τη θέση τους κ.λπ. Από τους υπολογιστές μας, μπορούν επίσης να κοινοποιούνται από κοινωνικά δίκτυα, για παράδειγμα, και να αποστέλλονται μέσω email.
Ωστόσο, πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι τα αρχεία αποτελούν μέρος της ιστορίας της ανθρωπότητας από τότε που άρχισε να καταγράφει τη ζωή της, καθώς τα σημαντικότερα δεδομένα ή έγγραφα αποθηκεύονταν πάντα σε φυσικά αρχεία, καθώς δεν την τεχνολογία που έχετε σήμερα. Αυτά τα έγγραφα αποθηκεύτηκαν σε μεγάλες αποθήκες, κουτιά ή ράφια. Αν και ένα από τα μεγαλύτερα μειονεκτήματά του είναι ότι με την πάροδο του χρόνου η αλλοίωση του χαρτιού είναι αναπόφευκτη και χάνουν όλο το περιεχόμενό τους. Ωστόσο, δεν μπορούμε να ξεχνάμε ότι υπάρχουν πολλά βιβλία και φυσικά έγγραφα που έχουν εμβληματική ιστορική αξία και για αυτόν τον λόγο θα προσπαθούμε πάντα να τα διατηρούμε στην καλύτερη δυνατή κατάσταση.
