Ο όρος Γραφειοκρατία χρησιμοποιείται για την ικανότητα ενός οργανισμού οποιουδήποτε μεγέθους να εφαρμόσει επιτυχώς τις ενέργειές του στη διαδικασία εκτέλεσης μιας αποστολής ή σκοπού επίτευξης συμφωνίας. Γενικά, η λέξη σχετίζεται με κυβερνητικές οντότητες, εταιρείες και μη κυβερνητικές οργανώσεις. Η γραφειοκρατία όχι μόνο διασφαλίζει ότι αυτή η αποστολή που θα εκτελεστεί όχι μόνο πληροί τους στόχους που πρέπει να εκτελεστούν, αλλά επιδιώκει επίσης να βελτιστοποιήσει την εκπλήρωσή της για να επιτύχει την υψηλότερη δυνατή απόδοση και με το χαμηλότερο δυνατό κόστος πόρων.
Η γραφειοκρατία θεωρείται από τους Σύγχρονους Φοιτητές ως αναποτελεσματικό φαινόμενο. Ωστόσο, υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός γραφειοκρατικών οργανώσεων σε όλο τον κόσμο. Ο πρόδρομος του όρου Bureaucracy ήταν ο Max Weber, ένας Γερμανός κοινωνιολόγος, οικονομολόγος και διοικητικός μελετητής, εισήγαγε την έννοια της γραφειοκρατίας στις κοινωνικές επιστήμες, γενικεύοντας την ιδέα ότι ήταν ανώτερη από οποιαδήποτε άλλη μορφή οργάνωσης και εξηγώντας τη σταθερότητα και την αποτελεσματικότητα των γραφειοκρατικών οργανισμών, δίνοντας έτσι μια εγγύηση για μια σταθερή κατάσταση και αποτελούμενη από ηθικές αξίες ικανές να σχηματίσουν και να διατηρήσουν έναν οργανισμό ή μια στάση.
Τρέχουσα συντάκτες και αναλυτές υποστηρίζουν ότι διατριβή Weber ήταν κακή μετάφραση στα αγγλικά και ως εκ τούτου παρερμηνευθεί. Ο ορθολογισμός περιλαμβάνει επίσης τη μείωση της αβεβαιότητας σχετικά με τις εσωτερικές διαδικασίες ενός οργανισμού, δίνοντας διαφάνεια και σαφήνεια στις διαδικασίες εκτέλεσης, με αυτόν τον τρόπο, η γραφειοκρατία εγγυάται στον οργανισμό που την εφαρμόζει υπεροχή έναντι των άλλων που του παρέχουν αξιοπιστία και εμπιστοσύνη.
