Το έγγραφο είναι η εκτύπωση σε κάποιο είδος χαρτιού η εξήγηση ή συλλογή πληροφοριών που πιστοποιεί δημόσια σε ένα γεγονός ή επιβεβαιώνει την εκτέλεση μιας ενέργειας. Οτιδήποτε μπορεί να γραφτεί σε ένα έγγραφο, από μια ιστορία έως μια ιστορία ενός παρελθόντος που ειπώθηκε. Ένα έγγραφο χρησιμεύει βασικά για να διατηρήσει την ιδέα του τι συνέβη στο χρόνο, προκειμένου να αναθεωρηθεί αργότερα και να χρησιμεύσει ως αναφορά ή μέρος μιας ιστορίας.
Όταν πρόκειται για ιδρύματα με χαρακτηριστικά εταιρειών με εκατοντάδες έγγραφα που διατρέχουν τους διαδρόμους και τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία, αυτά αντιπροσωπεύουν έναν θεμελιώδη τρόπο ζωής που καθορίζεται στην ανάγκη επικοινωνίας και αποστολής δεδομένων μέσω αυτών των εργαλείων τα οποία, όπως αναφέρεται παραπάνω, χρησιμοποιούνται για να διατηρήσουμε το ιστορικό των πραγμάτων στο παρελθόν. Σε μια εταιρεία, η διαφύλαξη και η φροντίδα των εγγράφων που τα αποτελούν είναι ζωτικής σημασίας, καθώς είναι σημαντικό να τηρείται αρχείο όλων όσων υποβάλλονται σε επεξεργασία και υπολογίζονται μέσω αυτών των εγγράφων.
Ένα έγγραφο πρέπει να ακολουθεί μια σειρά κανόνων και προϋποθέσεων που πρέπει να τηρούνται από αυτόν που το γράφει, μεταξύ των οποίων ξεχωρίζει η σωστή χρήση μιας αποδεκτής ορθογραφίας, η εσφαλμένη χρήση ενός σημείου στίξης θα μπορούσε να αντιπροσωπεύει μια παρανόηση. Πρέπει να προσδιοριστεί σωστά για να γνωρίζει από πού προέρχεται και από ποιον προορισμό οδηγεί. Τα έγγραφα μπορούν να είναι χειρόγραφα (χειρόγραφα), αλλά σήμερα με την αυξανόμενη ανάπτυξη της τεχνολογίας, είναι σύνηθες να δημιουργείτε έγγραφα σε έναν υπολογιστή, για αυτό υπάρχουν πλήρεις και απλοί συντάκτες που κάνουν την εμπειρία της σύνταξης ενός εγγράφου ευκολότερη.
Τα έγγραφα πρέπει επίσης να μεταφερθούν στους αντίστοιχους προορισμούς τους, γι 'αυτό χρειαζόμαστε επίσης ένα εργαλείο που ονομάζεται αλληλογραφία, προς το παρόν χρησιμοποιείται περισσότερο από όλα τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία, τα οποία συνίστανται στην αποστολή του εγγράφου και άλλων τύπων αρχείων από το Διαδίκτυο.
Επιπλέον, τα έγγραφα μπορούν να ταξινομηθούν σε πρωτογενή έγγραφα, τα οποία είναι εκείνα που περιέχουν πρωτότυπες πληροφορίες από τον συγγραφέα και δεν έχουν υποστεί μεταχείριση ή τροποποίηση από άλλο πρόσωπο εκτός από τον υπεύθυνο, σε δευτερεύοντα έγγραφα, τα οποία θα είναι εκείνα που έλαβαν θεραπεία και τριτοβάθμια, τα οποία είναι τα δευτερεύοντα έγγραφα στα οποία εφαρμόστηκε μια θεραπεία
