Η ευρετηρίαση εξάγει αυτόματα δεδομένα από ένα σύνολο συγκεκριμένου εγγράφου ή εξωτερικού κειμένου για να δώσει πλήρεις λεπτομέρειες του ίδιου. Αυτά τα δεδομένα μπορούν να προέρχονται από κείμενο, ακόμη και από εικόνα και ήχο. Αυτή η διαδικασία πραγματοποιείται μέσω ενός προγράμματος υπολογιστή που επιλέγει τα στοιχεία ακολουθώντας μια σειρά παραμέτρων που έχουν ήδη καθοριστεί. Αυτή η διαδικασία δεν είναι παρά μια ταξινόμηση με λέξεις-κλειδιά ή βασικά στοιχεία που διευκολύνουν την αναζήτησή σας σε μια μεγάλη ομάδα παρόμοιων.
Η αυτόματη ευρετηρίαση είναι κοινή μεταξύ των οργανισμών που λειτουργούν μεταξύ ανθρώπινων πόρων και διοικητικών. Μεγάλες ποσότητες πληροφοριών πρέπει να ταξινομηθούν και να ταξινομηθούν σε σειρά με σειρά, έτσι ώστε η τοποθεσία της να είναι ακριβής τόσο για εκείνον που το απαιτεί όσο και για εκείνον που διατηρεί το σύστημα.
Η αποθήκευση δεδομένων είναι ζωτικής σημασίας για οποιονδήποτε οργανισμό, όχι μόνο για τη διατήρηση ενός ιστορικού, αλλά και για την εκτεταμένη υποστήριξη της ασφάλειας για να διασφαλιστεί ότι το περιεχόμενο των εγγράφων είναι αληθινό και ότι σε περίπτωση απώλειας υπάρχει ένα αντίγραφο ασφαλείας για να το ελέγξετε.
Οι ευρετηριαστές μετατρέπουν την ελεγχόμενη γλώσσα (περιγραφείς και επικεφαλίδες θέματος) μετά από αναζήτηση και εύρεση των ισοδυνάμων τους στις γλώσσες ευρετηρίου (θησαυρός, λίστες επικεφαλίδων θεμάτων ή αλφαβητική λίστα περιγραφών). Με αυτόν τον τρόπο, αυτοί οι περιγραφείς ή οι επικεφαλίδες θέματος χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση αυτών των εγγράφων σε βάσεις δεδομένων ή καταλόγους και επίσης για ανάκτηση για μεταγενέστερη ανάκτηση. Επομένως, ο γενικός σκοπός της ευρετηρίασης είναι η αποθήκευση και ανάκτηση πληροφοριών.
