Η γραφειοκρατία είναι το σύνολο των γραφειοκρατικών διαδικασιών, απαραίτητων για τη διεξαγωγή οποιασδήποτε διαχείρισης πριν από τη διοίκηση ή για δύο ή περισσότερες εταιρείες ή άτομα για τη νομιμοποίηση μιας επιχείρησης.
Η γραφική εργασία δείχνει, στην ουσία, τις διαδικασίες που αναφέρονται στη διαχείριση εγγράφων σε μια στιγμή που η διαχείριση πληροφοριών ακολουθεί ορισμένα πολύ συγκεκριμένα πρωτόκολλα. Αυτός ο τύπος τεκμηρίωσης δείχνει επίσης πώς λειτουργεί το σύστημα, δηλαδή, όποιος θέλει να υποβάλει αίτηση για υποτροφία, για παράδειγμα, πρέπει να συμπληρώσει τα ίδια έγγραφα και να ακολουθήσει συγκεκριμένα βήματα.
Αυτοί οι τύποι διαδικασιών έχουν μια διαδικασία από τη στιγμή που το άτομο υποβάλλει το αίτημά του έως ότου λάβει μια απάντηση. Όταν ένας επιχειρηματίας αποφασίζει να αναλάβει την πρωτοβουλία να ξεκινήσει μια επιχείρηση, πρέπει επίσης να γνωρίζει την ολοκλήρωση όλων των διαδικασιών που επιφέρει η νομική συμμόρφωση με το άνοιγμα ενός καταστήματος. Η ολοκλήρωση της τεκμηρίωσης μιας επιχείρησης μπορεί να είναι τόσο περίπλοκη που ορισμένοι επιχειρηματίες αποφασίζουν να προσλάβουν έναν διευθυντή για να τους συμβουλεύσουν σχετικά με αυτούς τους τύπους διαδικασιών.
Η ολοκλήρωση της γραφικής εργασίας είναι μια διαδικασία που είναι συχνά βαρετή και μονότονη. Όταν ένα άτομο οργανώνει ένα ταξίδι στο εξωτερικό, πρέπει επίσης να τηρεί τα έγγραφα ενημερωμένα και να εκτελεί ορισμένες διαδικασίες, όπως η ασφάλιση υγείας.
Από την άλλη πλευρά, πραγματοποιώντας ένα έγγραφο, οι αντίστοιχες διαδικασίες δεν εγγυώνται την επίτευξη του αναμενόμενου αποτελέσματος, καθώς μπορούν να απορριφθούν. Πολλά από αυτά είναι τόσο περίπλοκα που απαιτούν τη βοήθεια εξειδικευμένου επαγγελματία. Παράδειγμα: "Πρέπει να συμπληρώσω τα έγγραφα για τη δήλωση φόρου, αλλά θα βρω έναν λογιστή να το κάνει, αφού τα έντυπα είναι πολύ περίπλοκα για τη συμπλήρωση."
Οι νέες τεχνολογίες έχουν επίσης επηρεάσει τη διαχείριση των εγγράφων, και σήμερα πολλά ιδρύματα παρέχουν επίσης στους χρήστες τη διαχείριση ορισμένων απαραίτητων βημάτων που τους επιτρέπουν να είναι συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο. Αυτός ο τύπος υπηρεσίας παρέχει την προστιθέμενη αξία εξοικονόμησης χρόνου, αποφεύγοντας το ταξίδι από το σπίτι σας στο μέρος όπου εκτελείτε τις διαδικασίες. Για παράδειγμα, ορισμένα κολλέγια επιτρέπουν τώρα στους μαθητές να εγγραφούν σε ένα νέο μάθημα στο διαδίκτυο.
Υπάρχουν επίσης εταιρείες που ενεργούν ως μεσάζοντες διευκολύνοντας τους ανθρώπους να εκτελούν διαδικασίες προσφέροντας υπηρεσία διαμεσολαβητή. Για παράδειγμα, πολλοί τουρίστες αναθέτουν όλες τις απαραίτητες διαδικασίες για την πρόσληψη ενός συμβουλευτικού ταξιδιού σε ένα εξειδικευμένο γραφείο.
